DocuSign y la gestión de contratos con Inteligencia Artificial

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DocuSign, la conocida empresa de tecnología de firma electrónica, da un paso más allá en su oferta de servicios con el lanzamiento de una plataforma basada en inteligencia artificial (IA) que promete transformar la forma en que las empresas crean, gestionan y analizan contratos. Su objetivo es abordar el problema de la «trampa de los acuerdos«, que supone una pérdida económica estimada en 2 billones de dólares a nivel mundial cada año.

La plataforma, denominada Gestión Inteligente de Acuerdos (IAM por sus siglas en inglés), se compone de tres elementos principales: Maestro, un constructor de flujos de trabajo; un centro de aplicaciones para integrar servicios de terceros; y Navigator, una herramienta que convierte textos en documentos estructurados.

Según Allan Thygesen, director ejecutivo de DocuSign, la plataforma ofrece una gestión integral de acuerdos, ayudando a las organizaciones a comprender y gestionar contratos, acuerdos marco, declaraciones de trabajo y enmiendas, entre otros.

Aunque DocuSign, que ya se alió en el pasado con Microsoft, presenta su producto ahora, la compañía lleva tiempo trabajando en su desarrollo. Su visión no es ofrecer una única solución universal, sino adaptar la plataforma a las necesidades específicas de cada área de negocio. La primera versión, dirigida a equipos de ventas y experiencia de cliente, estará disponible en Estados Unidos este verano.

Abordando un problema universal

Todas las empresas, independientemente de su tamaño, se enfrentan al reto de gestionar acuerdos y contratos. Si bien al principio puede parecer una tarea sencilla, a medida que la empresa crece, la cantidad de transacciones puede alcanzar cientos de miles, lo que supone un desafío significativo en términos de gestión y organización.

El problema radica en la falta de un sistema centralizado para almacenar y gestionar estos acuerdos. Cada equipo, ya sea de recursos humanos, compras, ventas o marketing, tiene sus propios métodos y herramientas para gestionar sus documentos, lo que resulta en una falta de coherencia y eficiencia en la gestión de los acuerdos.

Esta situación da lugar a lo que DocuSign denomina «trampa de los acuerdos», que conlleva una pérdida económica considerable. De acuerdo con un estudio encargado por DocuSign, las empresas pierden alrededor de 2 billones de dólares en valor económico cada año a nivel mundial debido a la ineficiencia en la gestión de acuerdos. Además, el tiempo invertido en la creación y negociación de estos documentos también es significativo, con una pérdida promedio de 25.000 horas al año.

Dmitri Krakovsky, director de productos de DocuSign, describe las consecuencias de esta situación como una «pérdida de valor empresarial». Los acuerdos no se renuevan a tiempo, las obligaciones no se cumplen adecuadamente, y la falta de estructura y análisis en los documentos dificulta la extracción de información valiosa.

Los componentes clave de la plataforma IAM de DocuSign

La solución de DocuSign se compone de tres elementos principales diseñados para ayudar a las empresas de todos los tamaños a optimizar la creación, gestión y análisis de acuerdos.

DocuSign Navigator

Este es el corazón de la plataforma, una base de datos centralizada que almacena, gestiona y analiza todos los acuerdos de una organización. La inteligencia artificial convierte los documentos en datos estructurados, lo que permite a los usuarios realizar búsquedas rápidas y acceder a información clave de manera eficiente.

Navigator utiliza una combinación de modelos de IA, incluyendo modelos de lenguaje a gran escala de terceros, y emplea la técnica de generación aumentada por recuperación de información (RAG por sus siglas en inglés) para extraer datos y garantizar resultados precisos.

Krakovsky compara la evolución de Navigator con la de los mapas digitales: «Hace 20 años, los mapas eran de papel. Luego, MapQuest ofreció la primera versión digital, pero aún tenías que imprimir las direcciones. Ahora, gracias a la estructura subyacente de Google y otros, los mapas están vivos y ofrecen una gama de servicios, desde indicaciones de giro a tráfico en tiempo real, optimización de rutas para camiones y planificación de rango para vehículos eléctricos».

DocuSign Maestro

Maestro es una herramienta que permite a las organizaciones crear flujos de trabajo personalizados para sus acuerdos sin necesidad de escribir una sola línea de código. Mientras que Navigator se encarga del almacenamiento y análisis de datos, Maestro establece las rutas por donde fluye la información.

Con Maestro, las empresas pueden configurar flujos de trabajo personalizados en minutos, integrando funciones de firma electrónica, verificación de identidad y verificación de datos con aplicaciones de terceros.

Centro de aplicaciones

El centro de aplicaciones de DocuSign es un mercado de terceros similar a los ofrecidos por otras empresas de software importantes. Su objetivo es facilitar el descubrimiento, instalación y conexión de aplicaciones que amplíen las funcionalidades de la plataforma a lo largo de todo el ciclo de vida de los acuerdos.

En el lanzamiento, la plataforma contará con aplicaciones populares como Stripe, Salesforce, HubSpot, Google Drive, Microsoft OneDrive y SharePoint, Mimeo, Quik, ServiceNow, Dropbox y Prisidio.

Versiones adaptadas a diferentes áreas de negocio

DocuSign ha diseñado tres versiones iniciales de su plataforma IAM, dirigidas a equipos de ventas, experiencia de cliente y aquellos que deseen crear sus propias soluciones personalizadas.

  • IAM para Ventas: Ayuda a los equipos de ventas a acelerar el cierre de acuerdos con contratos inteligentes e integración con sistemas CRM.
  • IAM para Experiencia de Cliente: Permite a los gerentes de producto crear experiencias de acuerdo profesionales y sin fricciones para mejorar las conversiones.
  • IAM Core: Ofrece una solución personalizable para equipos que no utilizan las aplicaciones específicas de IAM, con opciones para diseñar experiencias de gestión de acuerdos, crear aplicaciones personalizadas o utilizar aplicaciones del mercado de DocuSign.

Posteriormente, se planea lanzar versiones adicionales dirigidas a áreas específicas, incluyendo compras, recursos humanos y servicios financieros.

Diferenciándose de la competencia

Aunque DocuSign afirma estar definiendo una nueva categoría, algunos podrían comparar su plataforma con ofertas de gestión de contenido de empresas como Dropbox y Box. Sin embargo, Krakovsky argumenta que el enfoque de DocuSign va más allá de la gestión de contenido, centrándose en el dominio específico de los acuerdos y contratos.

«Los proveedores en este espacio se enfocan en pedazos y piezas del proceso», señala Krakovsky. «Queremos resolver el problema de principio a fin, sin que los clientes tengan que unir diferentes piezas». DocuSign cuenta con una base de clientes de 1,5 millones de usuarios y procesa más de 1.000 millones de acuerdos, lo que le otorga una ventaja competitiva significativa en este ámbito.

Robert Chatwani, presidente y director general de crecimiento de DocuSign, apoya esta afirmación destacando la experiencia de la compañía en la interpretación de firmas y datos de acuerdos, junto con sus modelos de IA especializados. «Estamos únicamente calificados y tenemos una ventaja masiva sobre una empresa tradicional de gestión o almacenamiento de contenido», afirma.

La plataforma IAM de DocuSign estará disponible en Estados Unidos a finales de mayo, con planes de expansión a otros mercados importantes en el transcurso del año.

Referencias

«DocuSign lanza una plataforma de gestión de contratos con IA» (TechCrunch): https://techcrunch.com/2024/04/11/docusign-launches-ai-powered-contract-management-platform/

«La gestión de contratos entra en una nueva era: DocuSign presenta su plataforma de IA» (VentureBeat): https://venturebeat.com/2024/04/11/contract-management-enters-a-new-era-as-docusign-unveils-its-ai-platform/

«DocuSign se asocia con empresas líderes para revolucionar la gestión de contratos» (Forbes): https://www.forbes.com/sites/docusign/2024/04/15/docusign-partners-with-industry-leaders-to-revolutionize-contract-management/

«La inteligencia artificial transforma la gestión de contratos: El caso de DocuSign» (AI Business): https://www.aibusiness.com/ai-contract-management-docusign-20240412/

«La gestión de contratos inteligente: DocuSign lleva la IA a otro nivel» (CIO): https://www.cio.com/article/365995/intelligent-contract-management-docusign-takes-ai-to-the-next-level.html

Estas referencias proporcionan información adicional, comentarios de expertos y análisis sobre el lanzamiento de la plataforma de gestión de contratos con IA de DocuSign, y cómo se espera que transforme la forma en que las empresas gestionan sus acuerdos y contratos.

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